Wanneer u inmiddels bent ingeschreven bij één of meerdere van onze programma's, dan heeft u ongetwijfeld te maken gehad met het proces van verificatie. Sommigen van u hebben gemerkt dat dit af en toe wel eens een vervelend en langdurig proces kan zijn. Paspoort in scannen, een afschrift indienen van je telefoonmaatschappij of zelfs een foto maken waarop u met uw paspoort in de hand afgebeeld staat.

 

Het steeds opnieuw afwijzen van uw gegevens ter verificatie van u als nieuwe klant kan dan zelfs overkomen alsof men u juist probeert te ontmoedigen om klant te worden.
Toch is het belangrijk dat u beseft waar dit voor dient én dat u begrijpt dat dit proces juist als iets positief bekeken moet worden, u staat op het punt zaken te doen met een serieuze organisatie.
Graag wil ik u even meenemen in de wereld van de compliance officer, de persoon die verantwoordelijk is voor de acceptatie van u als nieuwe klant maar ook voorkomt dat de verkeerde partijen klant kunnen worden.

Compliance algemeen

Compliance of compliancy is het voldoen aan de eisen die worden gesteld. Of een bredere uitleg: de naleving van wet- en regelgeving, alsmede het werken volgens de normen en regels die een instelling zelf heeft opgesteld om aan de wetgeving te kunnen voldoen.
Letterlijk betekent compliance: onderwerping of inschikkelijkheid, ook wel:  To comply with the law.

Het begrip compliance is afkomstig uit het Angelsaksisch recht en vindt in het bijzonder zijn oorsprong in de Verenigde Staten van Amerika, waar in de jaren '30 van de twintigste eeuw de noodzaak van vergaande regulering van onder andere de financiële sector werd ingezien. In Nederland is compliance pas rond 1990 in de financiële sector ingevoerd. Het begrip is vooral actueel geworden na de grote financiële schandalen zoals Ahold, Enron en Worldcom.

Het uiteindelijke doel van compliance is het voorkomen dat een organisatie wet- en regelgeving overtreedt en daarmee publiekelijk in opspraak raakt

Compliance is dus het vakgebied van mensen die bij een organisatie verantwoordelijk zijn voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving, erop toezien dat er gewerkt wordt volgens de door de organisatie zelf opgestelde normen en regels, en het bewaken van de integriteit van de organisatie.

Binnen dit vakgebied fungeert de compliance officer als de interne toezichthouder van een organisatie en zorgt als bewaker van de integriteit van de organisatie ervoor dat men zich binnen de organisatie bewust is van reputatie- en integriteitsrisico’s.

In de financiële dienstverlening betekent dit de invoering en naleving van regels, die bedrijven en instellingen krijgen opgelegd van zowel de overheid als de financiële toezichthouders De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en in België de Financial Service & Market Authority (F.S.M.A.).

Elke financiële instelling beschikt daarnaast over een compliance regeling die voorschriften bevat waaraan de in die instelling werkzame personen zich dienen te houden, alsmede voorschriften omtrent de wijze van controle op de naleving ervan. Een dergelijke regeling bevat bijvoorbeeld voorschriften omtrent de wijze waarop functionarissen voor eigen rekening in effecten mogen handelen, restricties in de omgang met zakenrelaties en de omgang met vertrouwelijke informatie.

Wat is een compliance officer?

Een compliance officer ziet er binnen een (financiële) instelling op toe dat de geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd. Hij kan een onafhankelijke rol bekleden als adviseur van een instelling, maar kan ook in dienst zijn van het bedrijf, in een meer controlerende rol.

Wat doet een compliance officer?

Compliance officers zijn verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving, met name de Wft (Wet op het financieel toezicht) binnen een organisatie.

Hun voornaamste taken zijn o.a. de volgende:

• Achterhalen van de relevante regelgeving (de zogeheten scope-bepaling)
• Opstellen van een compliance-risicoanalyse
• Controleren van de transacties en gedragingen van de werknemers op basis van deze regelgeving
• Beoordelen en zo nodig verbeteren van de interne regelgeving van het bedrijf
• Rapporteren van eventuele incidenten of malafide praktijken bij directie of toezichthouders, bijvoorbeeld marktmisbruik , witwassing (Anti-Money Launering / Customer Due Diligence / Know Your Customer) en de financiering van terrorisme (CFT: Countering the Finance of Terrorism)
• Signaleren van ontwikkelingen in het vakgebied en inspelen op veranderingen omtrent wetgeving
• Verrichten van voorlichtingstaken ten behoeve van de bewustwording van compliance bij het personeel
• Rapporteren aan toezichthouders, raad van commissarissen of raad van bestuur

De compliance officer wordt  meestal door het hoogste bestuursorgaan van de organisatie (Raad van Bestuur of Hoofddirectie) benoemd. Hij werkt in volstrekte onafhankelijkheid en geniet een hoge mate van rechtsbescherming.

De compliance officer houdt zich onder andere bezig met:

• adviseren over aanpassingen aan de interne bedrijfsvoering;
• vergroten van de compliance-awareness door middel van communicatie en training;
• signaleren, identificeren en beoordelen van compliancerisico’s;
• pro-actief te adviseren over compliancerisico's;
• opstellen en invoeren van risicobeheersende maatregelen;
• monitoren van de transacties van werknemers;
• oplossen van compliance incidenten;
• onderhouden van contact met toezichthouders.

Wet- en regelgeving

De (internationale) wet- en regelgeving blijft toenemen. Dit geldt voor financiële instellingen, maar ook voor ondernemingen buiten de financiële sector. Naast de traditionele compliancethema's zoals governance, gedrag en cultuur, ontwikkelen overheden en toezichtsinstellingen naar aanleiding van beursschandalen (zoals Enron en Ahold) en andere wereldwijde economische ontwikkelingen (terrorisme, bankencrisis, etc.) continu nieuwe richtlijnen. Enkele voorbeelden van belangrijke (internationale) wet- en regelgeving waarmee compliance officers werken, zijn:

• Wft  (Wet op het financieel toezicht)
• Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme)
• MiFID (Markets in Financial Instruments Directive)
• Dodd-Frank (Dodd–Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act)
• FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act)
• SOx (Sarbanes-Oxley Act)

Voor effecten- en kredietinstellingen is het aanstellen van een compliance officer verplicht; bij daaraan verwante instellingen, zoals effectenuitgevende instellingen, pensioen- en spaarfondsen en verzekeraars, is het in ieder geval zeer gebruikelijk om een compliance officer aan te stellen.

Waarom is compliance belangrijk?

Op non-compliance, het niet voldoen aan de wetgeving, staan stevige sancties. De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) zien streng toe op de naleving van de wet- en regelgeving. Als toezichthouders kunnen zij bijvoorbeeld een fikse geldboete opleggen, een vergunning intrekken of zelfs een taak- of gevangenisstraf eisen. Maar compliance is vooral in het belang van de sector zelf, benadrukken de toezichthouders. De wetgeving is immers bedoeld om het financiële stelsel te versterken en verdere reputatieschade en schandalen te voorkomen.

Conclusie

De verificatie van u als klant is dus maar een klein onderdeel in het volledige compliance proces. Het geeft u als nieuwe cliënt echter de zekerheid dat de organisatie waarmee u op het punt staat zaken te gaan doen, zich houdt aan de (internationale) regelgeving waardoor men het risico op malversaties zoveel mogelijk tracht te beperken.
Bedenk dat er dagelijks honderden aanvragen binnenkomen bij het programma van uw keuze en dat iedere nieuwe aanmelding zorgvuldig moet worden meegenomen in de risico-analyse die de compliance officer moet opmaken.

Hoe strenger dit verificatieproces, hoe veiliger uw investering!

Geduld is dus een goede zaak in dit geval.